開学50周年:会員第二次調査：経過報告並びにお詫び

　安全・確実な会員名簿データ管理への移行の為の会員調査がほぼ二次調査まで完了致しましたので、そのご報告と、この場を借りて、二次調査中に皆様から寄せられましたご意見についてのお詫びをさせて頂きたいと思います。

　２０１１年１月末に第一次調査の大方の終了を受け、二月半ばには委託業者の小野高速印刷（株）より、一次調査の結果報告を受けました。
小野高速印刷（株）に拠りますと、

１）全卒業生：　12,327人
２）職員を入れた全対象者：　12,729人（職員：402人）
３）前回まで判明している不明者：　2,727人
４）今回の現時点での返信：　2,307人
５）届いているとみなしているが返信のない対象者：　6,456人　
　　 ※後に判明したのですが、この中には郵便事故等により、実際にはハガキが届いていないものも含まれると思われます。

　※二次調査とは返信のあった人にもう一度間違えないか確認書類を送るもので、一緒に現在の不明者名簿（科と名前の記載されたもの）を送付し情報の提供を呼びかけるものです。
二次調査の対象者は４）の返信者2,307人となります。
　一次調査終了の段階で、従来の名簿発行のための会員調査よりも返信率は高い数字が上がっているのだろうです。

　５）の届いているが返信のない対象者：　6,456人は「取り立てて変更がないため改めて返信してこない人達」とみなすため、実際この夏頃発送予定の「開学５０周年記念ホームカミングデイの案内」や「同窓会の活動案内」等、今後の同窓会活動の広報物を送る対象者となります。
返信者と合わせると9,000名程度発送対象者となる予定です。
　 実際理事の中にも数名『ハガキ自体届いていないもの』が存在亜する模様ですので、実際はもっと「届いていない人」が潜在する可能性が有ると思われます。

　 これについては
Ａ）個人情報の流出等会員の不安を払拭するため、断固とした抗議の姿勢を担当郵便局長に文書として提出し、速やかな調査を依頼する。
　 （前回の報告にて掲載済み）
Ｂ）仲の良い人達から噂を聞いたりして自発的に連絡を入れて貰う。
Ｃ）その為には同窓会ホームページで呼びかける。
Ｄ）同窓会ホームページより自分で変更を気軽に申請したり、コンタクトを取り易い形にする。（フォームの充実）
という事と成りました。

　 また、三月初旬より本人確認による情報調査と不明者の情報提供依頼を主眼に置いた二次調査に入った訳ですが、同窓会会員の中から、二次調査の返信葉書の様式についてご質問・ご意見を戴きました。

・　返信葉書に添付されている個人情報保護の為のシール（目隠しシール）は自分の確認情報を隠すためだけの分は添付されているが友人等の情報を隠すための分が同封されていないため、個人情報保護の観点からはこの様な様式では片手落ちではないのか？
・　大事な友人等の情報を他人の目に晒される形では送付することが出来ない。

等のご意見を頂き、中には封書の中に入れて返信下さった方、目隠しシールを工夫して貼って下さった方などいらっしゃいました。

　芸文同窓会としましてはこの問題を受けて速やかに協議した後、ご意見を戴いた皆様や、お気遣い頂き、何らかの方法で情報をお寄せ戴いた皆様に同窓会会長・小野高速印刷（株）取締役連名でお詫びの文を送らせて頂きました。

　以下皆様に送付致しましたお詫びの文章です。